Så undviker du dubbla kostnader vid byte av molntjänst

Därför uppstår dubbla kostnader vid molnbyte

Dubbla kostnader uppstår när ni aktiverar resurser i den nya miljön innan motsvarande resurser stängs av i den gamla – vid ett leverantörsbyte eller en flytt till molnet. En undersökning som Sandra Simms, Sverigechef på Insight, refererar till visar att europeiska organisationer i genomsnitt kastar bort 24 procent av sin årliga molnkapacitet: aktiverade men oanvända resurser, system som överdimensionerats för säkerhets skull och infrastruktur som ingen längre vet vem som äger. Samma undersökning visar att 56 procent av organisationerna inte gör någon samlad kostnadsanalys inför stora infrastrukturbeslut. Enligt Offentliga Affärer ökar AI-molnkostnaderna med tolv procent per år. Utan tidig kostnadsöverblick riskerar ni att betala för både den gamla och den nya miljön under hela övergången, utan att veta när den dubbla kostnaden upphör.

Enligt CGI kan ett byte eller en översyn av molnengagemanget utlösas av missnöje med leverantören, säkerhetsproblem, prishöjningar, att kontraktet löper ut eller en vilja att undvika inlåsning. Även interna förändringar som tillväxt, omorganisation eller sammanslagning spelar in, liksom omvärldsfaktorer som nya datahanteringsregler, politisk eller ekonomisk oro och ny teknik. Orsaken ändrar inte den ekonomiska effekten: utan planerad avveckling fortsätter gamla abonnemang att faktureras medan nya resurser driftsätts.

Hybridmodellen är vanlig. Enligt Smartify använder de flesta SME-kontor 2026 molnbaserade primärtjänster kombinerat med lokal hårdvara för specifika arbetsbelastningar – till exempel Microsoft 365 för e-post och dokument, en lokal NAS för stora mediafiler och molnbaserad backup. Ett byte är därför sällan ett rent byte av allt; vissa delar stannar lokalt eller hos en annan leverantör. Det ökar behovet av att tidigt kartlägga vilka resurser som faktiskt ska avvecklas.

Inventera nuvarande molnkostnader och avtal innan ni byter

Inventeringen ska ge en samlad bild av alla aktiva tjänster, deras ägare, avtalstider och uppsägningstider. Gå igenom fakturor och administrativa portaler hos varje leverantör och lista abonnemang och licenser, datalagring och kostnader för datautgång, nätverk och dataöverföring samt resurser som är aktiverade men inte används. Notera särskilt avtal som löper på flera år: inom offentlig sektor innebär lagen om offentlig upphandling (LOU) att kontrakt ofta löper på flera år och att ett leverantörsbyte kräver en ny upphandlingsprocess, vilket förlänger perioden då båda miljöerna kan vara aktiva.

En av de tre åtgärder som Sandra Simms föreslår för ökad kostnadskontroll är att städa innan ni upphandlar nytt – inventera aktiva och inaktiva resurser. Det är också grunden för den samlade kostnadsanalys som 56 procent av organisationerna i undersökningen hoppar över inför stora infrastrukturbeslut. Analysen ska ligga till grund för beslutet om byte, inte komma efteråt.

CGI beskriver förberedelserna i en kontinuitetsplan som en riskanalys och en teknisk genomgång. Inventeringen omfattar därför att identifiera tekniska beroenden, integrationspunkter och vilka arbetsbelastningar som är latenskritiska eller av compliance-skäl måste ligga kvar lokalt. Enligt Smartify är stora lokala datamängder, latenskritiska applikationer, branschspecifika compliance-krav och miljöer där internetberoendet är en affärsrisk typiska skäl att behålla lokal hårdvara. De behöver inte migreras, men ska ändå ingå i kostnadsbilden.

Checklista för molninventering

Bygg en kontinuitetsplan med budget för övergången

CGI liknar en kontinuitetsplan för molnet vid en försäkring: den skapar framförhållning och ger en överblick över juridiska, tekniska och ekonomiska aspekter av en flytt till eller från molnet. Planen delas in i förberedelser med riskanalys och teknisk genomgång, genomförande med tidplan och själva flytten eller migreringen, samt uppföljning med test och anpassningar.

Planen ska rymma en uttalad budget för den period då båda miljöerna är aktiva samtidigt: dubbla abonnemang och licenser, parallell lagring, datautgång och överföringskostnader, eventuell dubbel drift av nätverk och säkerhet samt interna resurser för migrering och verifiering. Utan en sådan budget går det inte att avgöra när övergången är ekonomiskt klar.

CGI anger fyra fördelar med en kontinuitetsplan: undvik inlåsning, minska oförutsedda kostnader, skapa kontinuitet för verksamheten och enklare regelefterlevnad. Planen bör därför vara ett styrdokument med milstolpar och avvecklingsdatum, inte en engångsanalys. Enligt Offentliga Affärer ökar AI-molnkostnaderna med tolv procent per år, så budgeten behöver också ta höjd för kostnadsökningar under övergångsperioden.

Kontinuitetsplanens tre faser

Fyra fördelar med en kontinuitetsplan

Migrera i etapper och stäng av i takt med flytten

Migrera i vågor i stället för allt på en gång. Dela upp arbetsbelastningarna i grupper utifrån beroenden och affärskritikalitet. För varje våg: flytta, verifiera funktion och prestanda och sätt ett konkret datum för när motsvarande resurser hos den gamla leverantören ska stängas av. CGI:s genomförandedel består av tidplan samt flytt och migrering, uppföljningen av test och anpassningar – det är i den ordningen avvecklingen blir kontrollerad.

Undvik att behålla allt parallellt utan avvecklingsdatum. Varje resurs som flyttas ska ha en ägare, ett verifieringskriterium och ett sista driftdatum i den gamla miljön. Om en arbetsbelastning inte kan verifieras inom planerad tid, flytta tillbaka den till nästa våg i stället för att låta båda miljöerna vara aktiva på obestämd tid.

En vanlig orsak till överdimensionering är att den nya miljön provisioneras med marginal "för säkerhets skull". Enligt undersökningen som Insight refererar till är system som överdimensionerats för säkerhets skull en av komponenterna i det genomsnittliga slöseriet på 24 procent. Sätt därför tak för resurstilldelningen i den nya miljön och justera ned efter hand som belastningen mäts.

Migrera i vågor och stäng av i takt

Avveckla, skala ner och återanvänd resurser systematiskt

Avvecklingen ska vara en rutin med samma prioritet som migreringen. För varje flyttad resurs: stäng av instansen, radera data enligt gällande gallringsregler, säg upp abonnemanget och justera licensantalet. Begär skriftlig bekräftelse på avslut och radering från leverantören. Bevaka att faktureringen faktiskt upphör – en avstängd instans kan fortsätta generera kostnader om den inte raderas.

Rikta in er på att eliminera överdimensionering och inaktiva resurser. Sandra Simms pekar på att 24 procent av molnkapaciteten i genomsnitt går förlorad genom resurser som är aktiverade men oanvända, system som överdimensionerats och infrastruktur utan känd ägare. Efter ett byte finns risk att samma mönster uppstår i den nya miljön om ingen äger resurserna. Tilldela varje resurs en ägare och ett granskningsdatum.

Inom offentlig sektor förstärks behovet av tidig avveckling av att LOU-kontrakt ofta löper på flera år och att ett leverantörsbyte kräver en ny upphandlingsprocess. Den gamla miljön kan därför behöva vara kvar längre än tekniskt nödvändigt om uppsägningstiderna inte bevakas. Lägg in uppsägningstider och sista giltighetsdag i kontraktet som milstolpar i kontinuitetsplanen.

Checklista för systematisk avveckling

Följ upp totalkostnaden efter bytet

Efter bytet ska kostnadsuppföljningen vara löpande mot den budget som fastställdes i kontinuitetsplanen. CGI:s uppföljningsdel består av test och anpassningar. Jämför faktisk kostnad per arbetsbelastning med planerad och justera resurser när avvikelser består. Stäng av eller skala ned resurser som visar sig överdimensionerade.

Dokumentera erfarenheterna för att undvika inlåsning och oförutsedda kostnader vid nästa förändring. CGI anger undvik inlåsning och minskade oförutsedda kostnader som två av fördelarna med en kontinuitetsplan. Avtal, dataformat, integrationspunkter och avvecklingsrutiner bör därför beskrivas så att de kan återanvändas om ni byter igen.

Kostnadsläget förändras även efter bytet. Enligt Offentliga Affärer ökar AI-molnkostnaderna med tolv procent per år. Digital suveränitet kan också driva kostnader: tre fjärdedelar av svenska organisationer ser digital suveränitet som viktig redan i dag, och inom tre år väntas siffran stiga till 87 procent. Eftersom suveränitet enligt samma artikel kräver dedikerad infrastruktur, striktare avtal och ofta högre driftkostnader, behöver kostnadsuppföljningen väga dessa krav mot den löpande budgeten.

Kostnader och suveränitet att följa upp

• Väntas se digital suveränitet som viktig inom tre år — 87 %