Så undviker du dubbla kostnader vid byte av molntjänst

Därför uppstår dubbla kostnader vid molnbyte

Dubbla kostnader uppstår när nya resurser aktiveras innan gamla stängs av – vid leverantörsbyte eller flytt till molnet. Sandra Simms, Sverigechef på Insight, lyfter att europeiska organisationer i genomsnitt kastar bort 24 procent av sin årliga molnkapacitet.

Det handlar om aktiverade men oanvända resurser, system som överdimensionerats för säkerhets skull och infrastruktur som ingen längre vet vem som äger. Dessutom gör 56 procent av organisationerna ingen samlad kostnadsanalys inför stora infrastrukturbeslut.

Utan tidig kostnadsöverblick riskerar ni att betala för både den gamla och den nya miljön under hela övergången. Ni vet inte när den dubbla kostnaden upphör.

Ett byte eller en översyn kan utlösas av missnöje med leverantören, säkerhetsproblem, prishöjningar, att kontraktet löper ut eller en vilja att undvika inlåsning. Interna förändringar som tillväxt, omorganisation eller sammanslagning spelar också in. Detsamma gäller nya datahanteringsregler, politisk eller ekonomisk oro och ny teknik.

Orsaken ändrar inte den ekonomiska effekten. Utan planerad avveckling fortsätter gamla abonnemang att faktureras medan nya resurser driftsätts.

Hybridmodellen är vanlig. De flesta SME-kontor använder 2026 molnbaserade primärtjänster kombinerat med lokal hårdvara för specifika arbetsbelastningar. Microsoft 365 för e-post och dokument, en lokal NAS för stora mediafiler och molnbaserad backup är ett exempel.

Molnet kan betyda Microsoft Azure, AWS, Google Cloud eller SaaS som Microsoft 365 och Google Workspace. Ett byte är sällan ett rent byte av allt; vissa delar stannar lokalt eller hos en annan leverantör. Det ökar behovet av att tidigt kartlägga vilka resurser som faktiskt ska avvecklas.

För en myndighet med genomsnittlig molninvestering på 40 miljoner kronor per år innebär 24 procents slöseri nästan 10 miljoner kronor i onödiga kostnader varje år. Nästan hälften av organisationerna i EMEA-regionen investerar upp till 55 miljoner kronor per år i molntjänster.

Dubbla kostnader i siffror

Inventera nuvarande molnkostnader och avtal innan ni byter

Inventeringen ska ge en samlad bild av alla aktiva tjänster, deras ägare, avtalstider och uppsägningstider. Gå igenom fakturor och administrativa portaler hos varje leverantör. Lista abonnemang och licenser, datalagring samt kostnader för datautgång, nätverk och dataöverföring. Ta också med resurser som är aktiverade men inte används.

Notera särskilt avtal som löper på flera år. Inom offentlig sektor innebär lagen om offentlig upphandling (LOU) att kontrakt ofta löper på flera år. Ett leverantörsbyte kräver då en ny upphandlingsprocess, vilket förlänger perioden då båda miljöerna kan vara aktiva.

Sandra Simms, Sverigechef på Insight, föreslår tre åtgärder för ökad kostnadskontroll. En av dem är att städa innan ni upphandlar nytt – inventera aktiva och inaktiva resurser. Det är också grunden för den samlade kostnadsanalys som 56 procent av organisationerna hoppar över inför stora infrastrukturbeslut. Analysen ska ligga till grund för beslutet om byte, inte komma efteråt.

Förberedelserna i en kontinuitetsplan är en riskanalys och en teknisk genomgång. Inventeringen omfattar därför tekniska beroenden, integrationspunkter och vilka arbetsbelastningar som är latenskritiska eller av compliance-skäl måste ligga kvar lokalt. Stora lokala datamängder, latenskritiska applikationer, branschspecifika compliance-krav och miljöer där internetberoendet är en affärsrisk är typiska skäl att behålla lokal hårdvara. De behöver inte migreras, men ska ändå ingå i kostnadsbilden.

Namnge varje tjänst i inventeringen: Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Azure, AWS, Google Cloud, Salesforce, HubSpot, Dynamics 365, Microsoft Teams, Slack och Zoom. Det gör det lättare att se vilka abonnemang som överlappar efter bytet.

Checklista: inventera molnkostnader och avtal

Bygg en kontinuitetsplan med budget för övergången

En kontinuitetsplan för molnet kan liknas vid en försäkring. Den skapar framförhållning och ger överblick över juridiska, tekniska och ekonomiska aspekter av en flytt till eller från molnet. Planen delas in i förberedelser med riskanalys och teknisk genomgång, genomförande med tidplan och själva flytten eller migreringen, samt uppföljning med test och anpassningar.

Planen ska rymma en uttalad budget för perioden då båda miljöerna är aktiva samtidigt. Posterna är dubbla abonnemang och licenser, parallell lagring, datautgång och överföringskostnader, eventuell dubbel drift av nätverk och säkerhet samt interna resurser för migrering och verifiering. Utan en sådan budget går det inte att avgöra när övergången är ekonomiskt klar.

Fyra fördelar med en kontinuitetsplan är undvik inlåsning, minska oförutsedda kostnader, skapa kontinuitet för verksamheten och enklare regelefterlevnad. Planen bör därför vara ett styrdokument med milstolpar och avvecklingsdatum, inte en engångsanalys. Budgeten behöver också ta höjd för kostnadsökningar under övergångsperioden.

Ett räkneexempel: en myndighet med 40 miljoner kronor i genomsnittlig molninvestering per år och 24 procents slöseri betalar nästan 10 miljoner kronor i onödan varje år. Budgeten för övergången bör visa hur den dubbla kostnaden minskar från första dagen.

Kontinuitetsplanens tre faser

Migrera i etapper och stäng av i takt med flytten

Migrera i vågor i stället för allt på en gång. Dela upp arbetsbelastningarna i grupper utifrån beroenden och affärskritikalitet. För varje våg: flytta, verifiera funktion och prestanda och sätt ett konkret datum för när motsvarande resurser hos den gamla leverantören ska stängas av. Genomförandedelen består av tidplan samt flytt och migrering; uppföljningen av test och anpassningar. Det är i den ordningen avvecklingen blir kontrollerad.

Undvik att behålla allt parallellt utan avvecklingsdatum. Varje resurs som flyttas ska ha en ägare, ett verifieringskriterium och ett sista driftdatum i den gamla miljön. Om en arbetsbelastning inte kan verifieras inom planerad tid, flytta tillbaka den till nästa våg. Låt inte båda miljöerna vara aktiva på obestämd tid.

En vanlig orsak till överdimensionering är att den nya miljön provisioneras med marginal "för säkerhets skull". System som överdimensionerats för säkerhets skull är en av komponenterna i det genomsnittliga slöseriet på 24 procent. Sätt därför tak för resurstilldelningen i den nya miljön och justera ned efter hand som belastningen mäts.

I Microsoft Azure, AWS eller Google Cloud bör varje våg ha ett avvecklingsdatum för motsvarande instans. Samma princip gäller SaaS som Microsoft 365 och Google Workspace: stäng av gamla konton och licenser när användarna har flyttats.

Migrera i vågor och avveckla i takt

Avveckla, skala ner och återanvänd resurser systematiskt

Avvecklingen ska vara en rutin med samma prioritet som migreringen. För varje flyttad resurs: stäng av instansen, radera data enligt gällande gallringsregler, säg upp abonnemanget och justera licensantalet. Begär skriftlig bekräftelse på avslut och radering från leverantören. Bevaka att faktureringen faktiskt upphör – en avstängd instans kan fortsätta generera kostnader om den inte raderas.

Rikta in er på att eliminera överdimensionering och inaktiva resurser. Sandra Simms pekar på att 24 procent av molnkapaciteten i genomsnitt går förlorad genom resurser som är aktiverade men oanvända, system som överdimensionerats och infrastruktur utan känd ägare. Efter ett byte finns risk att samma mönster uppstår i den nya miljön om ingen äger resurserna. Tilldela varje resurs en ägare och ett granskningsdatum.

Inom offentlig sektor förstärks behovet av tidig avveckling av att LOU-kontrakt ofta löper på flera år. Ett leverantörsbyte kräver en ny upphandlingsprocess. Den gamla miljön kan därför behöva vara kvar längre än tekniskt nödvändigt om uppsägningstiderna inte bevakas. Lägg in uppsägningstider och sista giltighetsdag i kontraktet som milstolpar i kontinuitetsplanen.

Stäng av instanser och radera data i Microsoft Azure, AWS eller Google Cloud. Säg upp Microsoft 365-, Google Workspace-, Salesforce-, HubSpot- och Dynamics 365-abonnemang när de har ersatts. Kontrollera även molnbaserad backup som Azure Backup, Veeam och Backblaze B2 så att gamla kopior inte fortsätter faktureras.

Checklista: avveckla och skala ner systematiskt

Följ upp totalkostnaden efter bytet

Efter bytet ska kostnadsuppföljningen vara löpande mot budgeten i kontinuitetsplanen. Uppföljningsdelen består av test och anpassningar. Jämför faktisk kostnad per arbetsbelastning med planerad och justera resurser när avvikelser består. Stäng av eller skala ned resurser som visar sig överdimensionerade.

Dokumentera erfarenheterna för att undvika inlåsning och oförutsedda kostnader vid nästa förändring. Undvik inlåsning och minskade oförutsedda kostnader är två av fördelarna med en kontinuitetsplan. Beskriv avtal, dataformat, integrationspunkter och avvecklingsrutiner så att de kan återanvändas om ni byter igen.

Kostnadsläget förändras även efter bytet. AI-molnkostnaderna ökar med tolv procent per år. Nästan hälften av organisationerna i EMEA-regionen investerar upp till 55 miljoner kronor per år i molntjänster, vilket gör löpande uppföljning avgörande.

Digital suveränitet kan också driva kostnader: tre fjärdedelar av svenska organisationer ser digital suveränitet som viktig redan i dag. Inom tre år väntas siffran stiga till 87 procent. Suveränitet kräver dedikerad infrastruktur, striktare avtal och ofta högre driftkostnader. Kostnadsuppföljningen behöver därför väga dessa krav mot den löpande budgeten.