Uppsägningstider i SaaS-avtal: vad bör framgå?

Därför är uppsägningstiden en nyckelfråga i SaaS-avtal

Uppsägningstiden avgör hur länge du betalar för en tjänst du kanske inte vill använda. Den styr hur snabbt du kan byta leverantör och hur stor risken är att bli inlåst. Tiden påverkar både kostnad och handlingsfrihet, särskilt när avtalet löper över flera år med automatisk förlängning.

d-jur uppger att de företräder företag vid tvister om SaaS och molntjänster, till exempel SLA-brott, driftstopp, lock-in och datautlämning. d-jur anger att 36 § avtalslagen (AvtL) och GDPR styr dessa frågor. Otydliga villkor om när och hur avtalet kan sägas upp är därför en återkommande konfliktkälla. Det gäller särskilt när kunden vill lämna tjänsten men leverantören anser att avtalet löper vidare.

Vad avtalet bör ange om uppsägningstiden

Fyra uppgifter måste vara uttryckliga för att uppsägningstiden ska fungera. Det gäller uppsägningstidens längd och när under avtalsperioden uppsägning måste meddelas (uppsägningsfönstret). Det gäller också om uppsägningen ska ske före avtalsperiodens slut för att få verkan, och vilken dag som blir den sista om ingen uppsägning sker.

Vid automatisk förlängning måste det framgå att fristen räknas bakåt från utgången av den löpande perioden. Den räknas alltså inte från dagen du bestämmer dig.

Utöver tidsfristerna bör avtalet reglera formkrav och mottagare. Det gäller skriftlig uppsägning, adress eller funktion den ska skickas till och när den anses ha kommit fram. Det bör också framgå vem hos kunden som får säga upp och vilken verkan uppsägning under pågående avtalsperiod har. Ett exempel är om återstående period ska betalas.

Avtalet bör även ange om leverantören ska bekräfta uppsägningen skriftligt. Saknas sådana bestämmelser uppstår lätt tvist om uppsägningen ens kom fram till leverantören i tid.

Automatisk förlängning och uppsägningsfönster

I ett publicerat exempel på allmänna bestämmelser för molntjänster anges att vardera parten, om inget annat avtalats, har rätt att säga upp avtalet senast 90 dagar före utgången av löpande avtalsperiod. Annars förlängs avtalet varje gång. Exemplet visar hur uppsägningstiden ofta är formulerad i molntjänstvillkor: ett fönster som stänger långt före periodens slut – här cirka tre månader i förväg.

Missar du fönstret löper avtalet vidare i ytterligare en period.

Avtalet bör precisera hur fristen räknas. Är dagarna kalenderdagar? Räknas de bakåt från avtalsperiodens sista dag? Vad gäller om sista dagen infaller på helg eller helgdag?

Det bör också framgå om uppsägning måste ske vid en viss tidpunkt i månaden eller om vilken dag som helst duger. I praktiken behöver du beräkna datumet för sista uppsägningsdag och lägga in en intern påminnelse i kalendern. Låt inte leverantörens tjänst hålla reda på det.

När leverantören ändrar tjänsten eller priserna

Enligt d-jur har många molntjänster klausuler som ger leverantören rätt att "när som helst ändra funktioner, prissättning och villkor med 30 dagars varsel". En sådan ensidig ändringsrätt kan i praktiken göra den avtalade uppsägningstiden mindre värd. Leverantören kan ändra förutsättningarna snabbare än du kan lämna avtalet.

En väsentlig ändring kan enligt d-jur vara avtalsbrott som ger kunden rätt att säga upp i förtid. Exempel är borttagen funktionalitet, ändrade databehandlingsvillkor eller kraftig prishöjning. Avtalet bör därför skilja mellan ändringar som kunden är bunden av och ändringar som kunden får säga upp avtalet på grund av. Det bör också ange vad som räknas som väsentlig ändring.

I B2B kan en sådan ändringsklausul enligt d-jur jämkas med stöd av 36 § AvtL. Det gäller om kunden är beroende av tjänsten och saknar realistiska alternativ. Inför avtalstecknandet bör du därför läsa ändringsrättens omfattning, varsellängden och konsekvensen av att motsätta sig ändringen tillsammans med uppsägningstiden. De tre villkoren fungerar som en helhet.

Fördelar och nackdelar med ensidiga ändringsklausuler

SLA-brott, driftstopp och rätt att säga upp

Avtalet bör skilja mellan vanlig uppsägning vid avtalsperiodens slut och uppsägning i förtid på grund av brister i tjänsten. Vid vanlig uppsägning räcker det att tidsfristen hålls. Uppsägning på grund av brister bygger på att leverantören brutit mot avtalet. Det kan till exempel gälla att de servicenivåer som fastställts i SLA:t inte hålls.

För att en sådan rätt ska vara användbar måste avtalet ange vilka avtalsbrott som ger rätt att säga upp. Det måste också framgå om bristen behöver upprepas eller pågå under en viss tid. Vidare krävs regler för hur kunden ska reklamera och vad som händer med redan betalda avgifter samt med återstående avtalsperiod.

Det bör också framgå inom vilken tid uppsägningen får verkan, så att du vet när du kan gå till en annan leverantör. d-jur uppger att de företräder företag vid bland annat SLA-brott, driftstopp, lock-in och datautlämning.

Datautlämning och övergång efter uppsägning

Uppsägningstiden är också din tid att flytta verksamheten. Avtalet bör därför reglera rätten att exportera data, exportens format och vem som står för arbetet och kostnaden. Det bör framgå om du behåller full tillgång till tjänsten och dina data under hela uppsägningstiden. Annars kan tillgången stängas av när uppsägningen lämnas in.

Avtalet bör också ange vad som händer efter periodens slut: när data senast ska vara exporterade och inom vilken tid de ska raderas. Det bör framgå om kunden får skriftligt intyg på raderingen och vad som gäller för säkerhetskopior. Inlåsning kan undvikas genom att kräva att data kan tas ut i maskinläsbart format löpande under avtalstiden – inte först vid uppsägning. Skriv också in en övergångsperiod, så att den dagliga driften kan fortsätta medan uppsägningstiden löper ut.

Steg för säker dataövergång efter uppsägning

Checklista att granska innan avtalet signeras

Uppsägningstidens längd: hur många dagar eller månader, och gäller samma frist för båda parter eller är leverantörens kortare än din?

Uppsägningsfönstret: exakt vilken dag uppsägningen senast ska ha kommit fram, räknat bakåt från löpande avtalsperiods utgång.

Automatisk förlängning: förlängs avtalet automatiskt, med hur lång period varje gång, och får förlängningen ske utan att du underrättas?

Formkrav: skriftlighet, mottagare, bekräftelse och vad som gäller om uppsägningen skickas nära fristens slut.

Förtida uppsägning: vilka väsentliga ändringar i funktioner, prissättning eller databehandlingsvillkor som ger dig rätt att säga upp, och vilken uppsägningstid som då gäller.

SLA och avtalsbrott: vilka brister som ger rätt att säga upp i förtid, hur reklamation ska ske och vad som händer med redan betalda avgifter.

Data: rätt till export, format, tillgång under uppsägningstiden, övergångsperiod, radering och intyg på radering.