SaaS-förnyelse: så granskar du avtalsvillkoren för priset

Förnyelsefällan: börja med datum, uppsägningstid och automatisk förlängning

SaaS-avtal förnyas ofta automatiskt, vilket kan leda till onödiga kostnader. Börja med att hitta förnyelsedatumet och sista dagen för uppsägning.

Kontrollera avtalets uppsägningstid och hur lång den automatiska förlängningen är. Om uppsägningstiden har passerat förlängs avtalet med en ny period, ofta på samma villkor som tidigare.

Förnyelser kan ske månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. Utse en ansvarig för varje avtalsdatum och lägg in påminnelser i god tid.

Förnyelse- och uppsägningsdatum kan bevakas automatiskt med påminnelser till rätt personer. Det hjälper er att agera innan möjligheten att säga upp avtalet passerar.

Prismodellen: användare, nyttjande, nivåer och tillägg

SaaS-prissättning kan vara användarbaserad, användningsbaserad, nivåbaserad eller en kombination. Kontrollera vilken modell avtalet bygger på och vad som är fast respektive rörligt pris.

Läs hur avtalet definierar användning. Begär en tydlig definition av vad som räknas som en användare, aktivitet eller enhet, särskilt om villkoren använder tekniska begrepp.

Granska vilka funktioner som ingår i varje abonnemangsnivå. Kontrollera om ni betalar för funktioner som inte behövs eller behöver köpa nödvändiga funktioner som tillägg.

Skilj på fasta avgifter och kostnader som varierar med nyttjandet. Då ser ni hur priset kan påverkas om användningen ökar eller minskar.

Prisjustering och uppräkning: vad får leverantören ändra – och när?

Läs klausulen om automatisk prisuppräkning. Kontrollera om avtalet tillåter en höjning utan ett nytt godkännande, vad som utlöser den och hur den beräknas.

Om priset indexeras ska avtalet ange vilket index som används, vilken basperiod beräkningen utgår från och hur ofta justeringen får göras.

Kontrollera om rabatten är tidsbegränsad och när den löper ut. Begär skriftlig bekräftelse på rabattens löptid så att ni kan bedöma priset vid nästa förnyelse.

Be leverantören specificera varje prisjustering: vilken del av priset som höjs, vilken mekanism som används och vilken beräkning som ligger bakom.

Totalkostnaden: posterna som abonnemangspriset döljer

Abonnemangspriset är bara en del av totalkostnaden. Jämför antalet licenser ni köper med antalet som faktiskt används.

Lagring, datatrafik och beräkningskapacitet kan debiteras separat. Kontrollera debiteringsmodellen och vilka volymer som ingår i abonnemanget.

Ta med kostnader för införande, integrationer och anpassningar. Externa konsulter för implementation och vidareutveckling är också en kostnadspost.

Kontrollera om support, förvaltning och vidareutveckling kostar extra. Räkna även med interna resurser för att administrera lösningen.

Ta med kostnader för att byta leverantör eller avveckla tjänsten. Datamigrering, avslut och eventuella utträdesavgifter kan påverka totalkostnaden.

Volym och behov: betalar ni för rätt omfattning?

Utgå från det faktiska behovet innan ni förhandlar pris. Rätt omfattning kan ge större besparing än en rabatt på en nivå som inte passar.

Jämför köpta licenser och abonnemangsnivåer med faktisk användning. Nedgradera eller avsluta sådant som inte används.

Identifiera tjänster som överlappar varandra. Om två verktyg fyller samma funktion kan en konsolidering minska både licens- och administrationskostnader.

Fråga teamen vilka funktioner de behöver och vilka som ska använda tjänsten. Svaren hjälper er att bedöma rätt volym och nivå inför förnyelsen.

Underlaget inför förnyelse: kostnadskartläggning och ägarskap

IT-kostnader är ofta fördelade över flera budgetar, kostnadsställen och verksamhetsområden. Därför kan det vara svårt att se den verkliga kostnaden för en tjänst.

En avdelning kan beställa en SaaS-tjänst, IT kan betala och en tredje funktion kan förvalta den. Kartlägg vilka leverantörer, avtal och abonnemang som finns.

Lista fasta och användningsbaserade kostnader. Markera också avtal utan tydligt ägarskap, överlappande tjänster och avtal som snart ska förlängas.

Identifiera kostnader som ökar snabbt och köp som sker utanför avtalade processer. Utse en ägare för varje avtal och lägg in påminnelser inför förnyelsen.

Ett verktyg för upphandlingshantering, exempelvis ClickUp, kan ge insyn och kontroll i inköpsprocessen. Se till att avtalsinformation och ansvariga går att hitta inför prisgranskningen.

Förnyelseförhandlingen: vad du kan kräva och vad du bör dokumentera

Använd granskningen som underlag för att begära att automatisk prisuppräkning tas bort eller begränsas. Om en höjning kvarstår kan ni förhandla om ett tak eller tydligare villkor för när den får ske.

Anpassa abonnemangsnivå och volym efter det faktiska behovet. Förhandlingen kan gälla färre användare, en lägre nivå eller att tillägg tas bort.

Förhandla om uppsägningstid och förnyelseperiod. En uppsägningstid eller ett förnyelsedatum som passar er planering minskar risken att missa tillfället att agera.

Dokumentera överenskommelser i avtalet eller ett tillägg. Skriv in pris, justeringsmekanism, nivå, volym, uppsägningstid och nästa förnyelsedatum.

Lägg in en påminnelse för nästa förnyelse och utse en ansvarig.

Checklista för prisgranskning vid SaaS-förnyelse

Är förnyelsedatum och sista dag för uppsägning dokumenterade?

Vem ansvarar för att bevaka datumet och initiera granskningen?

Finns automatisk förlängning, och hur lång är den nya perioden?

Tillåter avtalet automatisk prisuppräkning eller indexering, och hur beräknas den?

Vilket index, vilken basperiod och vilken justeringsfrekvens anges i avtalet?

Hur definieras användare och användning?

Vilken abonnemangsnivå och vilka tillägg betalar ni för?

Stämmer antalet licenser och nivån med den faktiska användningen?

Finns överlappande tjänster som kan konsolideras?

Vilka kostnader utanför licensen tillkommer för lagring, datatrafik, beräkningskapacitet, integrationer, konsulter, support, förvaltning och vidareutveckling?

Vad kostar ett leverantörsbyte eller en avveckling?

Är alla överenskommelser dokumenterade och daterade?

När ska nästa prisgranskning ske?