Licensmodeller för molntjänster: så skiljer du per användare från förbrukning

Skillnaden på fem minuter: per användare eller per förbrukning

Vid val av licensmodell för molntjänster är huvudfrågan: betalar ni för åtkomst eller användning? Per användare är en fast avgift per person och period. Förbrukning betyder att ni betalar för faktisk användning, till exempel lagringsutrymme eller streamingminuter. Kunden debiteras då baserat på faktisk användning.

Många molntjänster kombinerar båda. Styrning och AI-assistent kan licensieras per användare, medan avancerad bearbetning, lagring eller transaktioner debiteras enligt förbrukning. Budgeten behöver därför ofta både en fast abonnemangsdel och en rörlig förbrukningsdel.

Per användare vs. förbrukning: jämförelse av kostnadsmodeller

Per-användare: när åtkomst och styrning är själva värdet

I en användarbaserad modell betalar ni ett fast pris per användare, oavsett hur mycket varje person använder. Kostnaden följer antalet licenser – inte klick, transaktioner eller lagrade gigabyte. Det ger förutsägbarhet och enkel budgetering.

Modellen passar när värdet ligger i åtkomst, rollbaserade funktioner och styrning. SharePoint Premium är vidareutvecklingen av Microsoft Syntex och har användarbaserad licensiering för styrningsfunktioner och Copilot. Copilot som AI-assistent förbättrar användarinteraktion och produktivitet i Microsoft 365-sviten.

Ett annat exempel är programvarulicenser som faktureras som löpande abonnemang per användare och år, till exempel SMART Learning Suite och andra programvaror.

Nackdelen: många sällananvändare kan göra modellen dyr. Om någon bara läser eller använder tjänsten någon gång per månad men ändå kräver full användarlicens, betalar ni för åtkomst i stället för faktiskt värde. Se därför över vilka roller som verkligen behöver fast licens och vilka som kan få mer begränsad åtkomst.

Fördelar och nackdelar med per-användare- och förbrukningsmodeller

Förbrukning: när kostnaden ska följa faktisk användning

Förbrukningsbaserad prissättning innebär att ni betalar per användning i stället för en fast avgift. Faktureringssystemet spårar användningen i realtid och debiterar sedan med jämna mellanrum, till exempel veckovis eller månadsvis. Kunden betalar bara för faktisk förbrukning.

Prissättningen kan byggas upp på flera sätt. Per transaktion: varje handling har ett pris, till exempel avgifter för kreditkortsbehandling per kortdragning eller SMS per skickat SMS.

Per resurs: priset följer hur mycket som används, till exempel per gigabyte för molnlagring eller per funktionstillägg för serverlös databehandling.

Tidsbaserat: priset beror på aktiv användningstid, till exempel per sekund, minut eller timme för molnvärdtjänster.

Fördelarna är flexibilitet, lägre inträdesbarriär och att kostnaden kopplas till värdet. Kunder kan börja i liten skala och skala upp efter behov i stället för att låsas av omfattande avtal eller höga startavgifter.

Utmaningen är att förbrukningen kan bli svår att förutse. Därför är spårning i realtid viktig, och många tjänster erbjuder dashboards, aviseringar eller utgiftstak så att kunderna behåller kontrollen.

Den globala marknaden för molntjänster uppskattades till 602,31 miljarder USD 2023 och förutspås växa med 21,2 % årligen 2024–2030.

Marknadsutveckling för molntjänster i Sverige och globalt

Hybridmodeller: samma tjänst kan vara både per användare och per förbrukning

Valet är sällan antingen-eller. En molntjänst kan kombinera en användarbaserad del med en förbrukningsbaserad. SharePoint Premium har hybridlicensmodeller: betala-som-du-går för SharePoint-premiumbehandling, användarbaserad licens för styrningsfunktioner och Copilot. Företag behöver förstå och budgetera båda delarna.

JSC erbjuder hybrida molnlösningar med drift i egen serverhall och via Microsoft Azure. Ni får då förutsägbarhet för användare som alltid behöver tjänsten, samtidigt som rörliga kostnader följer faktisk användning. Budgeten måste därför innehålla både en fast abonnemangsrad och en rörlig kostnadsrad.

JSC har certifierade Azure-specialister och svensk support.

Kostnadsstyrning när modellerna blandas

När fasta och rörliga delar blandas räcker det inte att bara teckna avtal. Följ förbrukningen löpande, sätt budgetar och utgiftstak och använd dashboards och larm för att upptäcka avvikelser i tid. Det ger kontroll i stället för överraskningar på fakturan.

Inför FinOps-principer för kontinuerlig kostnadsövervakning och optimering. Företag som aktivt optimerar sina molnkostnader kan spara upp till 30 % på molnutgifterna.

Arbeta igenom vilka användare som verkligen behöver fast licens. En användarlicens för sällananvändning eller tillfälliga behov kan vara svår att motivera, medan styrning och AI-assistent kan kräva användarbaserad åtkomst.

JSC:s Molnkontroll handlar bland annat om att övervaka budgetar och identifiera kostnadsbesparingar. Koppla därför kostnadsstyrningen till både tekniska mätvärden och affärsbehov: vilka resurser förbrukas, av vem, och vilka kan begränsas eller flyttas till en annan modell?

JSC arbetar med Microsofts Cloud Adoption Framework för långsiktig hantering av molnbaserade arbetslaster.

Så väljer ni modell för varje tjänst

Välj per användare för bred, jämn och styrningsdriven användning. Det passar när många behöver åtkomst varje dag, när rollbaserade funktioner och styrning är centrala och när ni vill ha förutsägbar kostnad per person och period.

Välj förbrukning för variabla, svårförutsägbara eller volymdrivna arbetslaster. Där varierar användningen kraftigt, eller så vill ni koppla kostnaden till faktisk användning.

Innan avtal tecknas: kontrollera vad som mäts, hur ofta det faktureras och om förbrukningen kan begränsas. Fråga om tjänsten spårar användning i realtid, om ni får dashboards och aviseringar och om ni kan sätta utgiftstak.

För den användarbaserade delen: räkna på hur många som verkligen behöver en fast licens, inte hur många som kan tänkas använda tjänsten någon gång.

Om tjänsten är hybrid: dela upp budgeten i en fast del för åtkomst, styrning och AI-assistent och en rörlig del för bearbetning, lagring och transaktioner. Följ upp båda löpande så att modellen speglar verksamhetens behov, inte bara avtalets ursprungliga antaganden.

Jämför konkreta exempel: Microsoft 365 Copilot och SharePoint Premiums styrningsfunktioner licensieras per användare. SharePoint-premiumbehandling är betala-som-du-går, och SMART Learning Suite faktureras per användare och år.

För molnvärdtjänster kan tidsbaserad förbrukning per sekund, minut eller timme vara rätt. För styrning och AI-assistent är användarbaserad åtkomst ofta rätt.

Så väljer du rätt licensmodell – steg-för-steg

Top 3 tjänster med olika licensmodeller i Sverige