Named user eller concurrent user i SaaS-avtal: vad skiljer?

Varför användarmodellen är avgörande i SaaS-avtal

SaaS är en molntjänst: användaren loggar normalt in via webbläsare i stället för att programvaran installeras på en viss dator. Åtkomsten binds alltså inte till en enhet, data ligger hos leverantören, och leverantören ansvarar för hårdvara och drift. Avgiften är en återkommande prenumeration som enligt molnleverantören RIO täcker både nyttjandet av programvaran och kringtjänster som underhåll och support.

Microsofts ordlista beskriver SaaS som en modell där enskilda användare eller organisationer prenumererar på program i stället för att köpa och installera dem. Enligt Microsoft hjälper prenumerationen organisationer att skala effektivt, minska kostnader och hålla sig uppdaterade med de senaste funktionerna och säkerhetsuppdateringarna. För avtalet innebär det att nästan hela kostnaden blir rörlig och styrs av något som går att räkna: användarna.

Därför prissätts tjänsten i praktiken oftast per användare – antingen per namngiven person eller per samtidig användare. Modellvalet avgör tre saker: hur total kostnad rör sig när organisationen växer eller krymper, vilken administration som krävs för att hålla antalet konton korrekt, och hur mycket kontroll avtalet ger över vem som får använda tjänsten.

Vad innebär named user?

En named user är en identifierad person med eget konto och egen inloggning. Åtkomsten är personlig: kontot tillhör en namngiven individ och får inte användas av någon annan. När avtalet ingås räknar man antalet personer som ska ha åtkomst, och priset per period blir antalet konton gånger priset per användare.

Det ger förutsägbar kostnad. Antalet konton är känt i förväg, varje konto kan kopplas till person, avdelning och kostnadsbärare, och fakturan ändras bara när någon börjar eller slutar. Modellen passar där spårbarhet har eget värde: när det ska gå att se vem som gjort vad, när behörigheter skiljer sig mellan roller, och när personuppgifter eller beslut måste kunna hänföras till en enskild handläggare.

Nackdelen är att betalningen inte följer faktisk användning. Ett konto som sällan eller aldrig loggas in kostar lika mycket som ett som används dagligen. Verksamheter med säsongstopp, deltids- eller timanställda, praktikanter eller konsulter på korta uppdrag betalar då för åtkomst som inte nyttjas. Administration av inaktiva konton – och avslut vid rollbyten och avgångar – blir därför den enskilt viktigaste kostnadsfrågan i modellen.

Fördelar och nackdelar med named user

Vad innebär concurrent user?

En concurrent user mäter i stället hur många som använder tjänsten samtidigt. Avtalet anger ett tak, till exempel tio samtidiga användare, men antalet personer med konto behöver inte vara begränsat till tio. Fler kan vara registrerade och logga in vid olika tidpunkter, så länge inte fler än taket är inne i tjänsten samtidigt.

Därmed blir delning den centrala mekanismen. Ett litet antal samtidiga licenser kan täcka en betydligt större grupp användare och sänka kostnaden i verksamheter med skiftarbete, fältpersonal, säsongstoppar eller personal som bara använder tjänsten någon timme om dagen. Gruppen kan vara stor även om behovet av samtidig kapacitet är litet.

Priset för flexibiliteten är att modellen kräver mätning och uppföljning. Avtalet måste definiera vad samtidig användning betyder – en pågående session, en aktiv inloggning eller en unik användare under ett dygn – och hur länge en session får ligga öppen innan den räknas som avslutad. Utan en sådan definition uppstår lätt tvist om taket har överskridits och om eventuella tilläggsavgifter.

Fördelar och nackdelar med concurrent user

Skillnaden i praktiken: personbunden eller samtidig användning

Förutsägbarhet: named user ger en kostnad proportionell mot antalet personer, lätt att budgetera och fördela per avdelning. Concurrent user ger lägre kostnad än antalet personer i gruppen, men blir känsligare för förändrat arbetssätt – om fler börjar arbeta samtidigt ökar licensbehovet utan att antalet anställda har ändrats.

Kostnad vid få respektive många användare: i en liten grupp där nästan alla är inne samtidigt blir skillnaden mellan modellerna liten, eftersom antalet samtidiga användare närmar sig antalet personer. I en stor grupp med utspritt nyttjande blir skillnaden stor, och varje samtidig licens kan täcka flera personer.

Risk för under- och överanvändning: med named user är den vanligaste risken att betala för konton som inte används, medan risken att använda mer än man betalat för är liten. Med concurrent user är det omvända vanligt – organisationen kan ligga under taket och betala för outnyttjad kapacitet, eller överskrida taket vid arbetstoppar och utlösa tilläggsavgifter.

Uppföljning: named user följs i en lista över konton och behörigheter, där avvikelser syns som konton utan aktiv användare. Concurrent user kräver statistik över samtidiga sessioner och toppar över tid – en mätning som leverantören normalt ansvarar för och som kunden behöver få tillgång till för att bedöma om taket är rätt dimensionerat.

Named user vs Concurrent user: Sammanfattning av nyckelfaktorer

Så påverkar modellen IT-kostnaden per användare

IT-kostnaden per anställd är ett nyckeltal för att normalisera kostnader mellan team och tidsperioder och jämföra avdelningar på samma grund. Enligt en genomgång från Opsio byggs sådana mått upp genom att dela upp kostnaderna i komponenter per medarbetare; programvarulicenser är där en egen post vid sidan av IT som tjänst och hårdvara. Samma genomgång pekar på att uppdelningen ger förutsägbarhet i budgeten, förenklar prognosarbetet och minskar risken för oförutsedda kostnader.

Därför måste antalet användare och deras roller kopplas direkt till avtalets användarmodell. Antalet konton eller samtidiga sessioner multipliceras med priset, och om modellen inte matchar hur personalen faktiskt arbetar blir nyckeltalet missvisande: named user ger ett högt tal i verksamheter med många deltids- eller säsongsroller, medan concurrent user ger ett tal som beror på arbetstiderna snarare än antalet anställda. Opsio beskriver också rollbaserade paket som ett sätt att anpassa kostnaden efter faktiskt behov och värde, vilket ligger nära frågan om vilka roller som alls behöver egen åtkomst.

Kostnadstrycket uppåt är dokumenterat. Computer Sweden refererar en Gartner-mätning från slutet av 2024 där tillfrågade cio:er i genomsnitt förväntade sig en kostnadsökning på 8,9 procent för it-produkter och tjänster, med en beräknad ökning av de globala it-utgifterna på 9,8 procent till 5,62 biljoner dollar under 2025 jämfört med 5,11 biljoner dollar 2024. Artikeln beskriver också att vissa it-leverantörer bygger in AI-funktionalitet i befintliga produkter och tar mer betalt för den, även när kunderna inte har efterfrågat den. I ett avtal med rörlig prissättning per användare eller samtidig användare avgör modellvalet hur mycket av en sådan prishöjning som slår igenom på den egna fakturan.

Concurrent user vs Named user: Kostnadsutveckling vid olika användarprofiler

Nyckelstatistik: IT-kostnader och SaaS-prissättning i Sverige

Frågor att ställa innan du väljer modell

Om åtkomst och konton: Är åtkomsten personlig, eller får konton delas mellan personer? Om konton får delas – får de delas inom organisationen, mellan bolag i samma koncern och med konsulter eller andra externa parter? Får samma person ha flera konton eller använda tjänsten från flera enheter samtidigt, och räknas det i så fall som en eller flera användare?

Om samtidighet, när den modellen används: Vad definieras som samtidig användning – pågående session, aktiv inloggning eller unik användare per dygn? Finns en tidsgräns efter vilken en overksam session frigörs, och vem ansvarar för att den tillämpas? Räknas API-anrop, integrationer och robotar som användare?

Om mätning och rapportering: Hur mäter leverantören nyttjandet, och får kunden ta del av underlaget – till exempel loggar över samtidiga sessioner eller en lista över aktiva konton? Hur ofta rapporteras användningen, och vad händer om taket överskrids: faktureras överskridandet i efterhand, krävs uppgradering eller stängs åtkomsten?

Om förändringar över tid: Vad gäller vid rollbyten, tjänstledighet, föräldraledighet och säsongsuppehåll – kan konton pausas eller vilas utan kostnad, eller måste de avslutas och återskapas? Hur hanteras tillägg av användare mitt i en avtalsperiod, och från vilket datum börjar en ny användare kosta? Vid avveckling: kan antalet användare minskas vid förnyelse, och vilken uppsägningstid gäller?

Om avtalet i övrigt: Begär avtalsvillkor, prissättningsbilaga, beskrivning av mätmetoden och eventuella rutiner för användaradministration skriftligt. Kontrollera att siffrorna stämmer med er egen personal- och rollöversikt innan ni väljer modell.

Viktiga frågor att ställa innan val av användarmodell

Sammanfattning: named user eller concurrent user?

Named user ger personbunden åtkomst, kostnad som följer antalet personer och administration för att hålla kontolistan korrekt. Concurrent user ger åtkomst som delas mellan fler, kostnad som följer samtidig användning och behov av mätning och uppföljning av taket.

Valet beror på tre faktorer: hur arbetet ser ut över dagen och året, hur stor gruppen är i förhållande till hur många som är inne samtidigt, och hur mycket kontroll avtalet behöver ge över vem som använder tjänsten. Vid jämnt heltidsnyttjande i en grupp där nästan alla arbetar samtidigt spelar modellerna mindre roll; vid skift, deltid, säsong och många tillfälliga roller blir skillnaden i både kostnad och administration stor.