TCO för SaaS över avtalsperioden: kostnadsposter att gå igenom

Abonnemangspriset är bara första posten

Total Cost of Ownership (TCO) är en ekonomisk analysmetod som beräknar alla kostnader för en produkt eller tjänst under hela livscykeln. Effso lyfter att inköpspriset bara är en del: nyttjande, underhåll och avveckling tillkommer. För SaaS är månads- eller årsavgiften därför en post bland flera, inte hela kalkylen.

Sourcian beskriver samma förskjutning: de initiala kostnaderna för att införskaffa en produkt kan vara relativt små, särskilt jämfört med den årliga kostnaden för support och underhåll. TCO räknar från köp till bortskaffande och omfattar förväntade kostnader under produktens livstid.

Upphandlingsmyndighetens frågeportal skiljer på TCO och LCC (livscykelkostnad): en LCC kan vidareutvecklas och även prissätta kostnader utanför organisationen. Med TCO-perspektivet ligger tyngdpunkten på din egen organisations kostnader.

För en SaaS-tjänst består TCO därför av engångsposter vid införandet, löpande poster under avtalstiden och poster vid utfasning. Abonnemanget är bara den löpande delen. Det ger en första uppdelning att bygga kalkylen på.

Utgå från avtalsperioden – inte från första fakturan

Sourcian anger att TCO innebär att alla relevanta kostnader för att anskaffa och använda det upphandlade ingår, över den tid leverantören tillhandahåller tjänsten eller varan används. Kalkylperioden styrs av avtalet och av hur länge tjänsten faktiskt är i drift – inte av när den första fakturan kommer.

Fastställ avtalstidens start och slut, om avtalet förlängs automatiskt och med vilken uppsägningstid, samt hur länge tjänsten behöver vara kvar i drift efter uppsägning för utfasning, parallellkörning och dataexport. Kostnader efter avtalstidens slut hör till kalkylen om de följer av tjänsten.

Sourcian påpekar att den totala ägandekostnaden ofta förändras över tid. Bilen är exemplet: de årliga reparationskostnaderna stiger när bilen åldras, och förväntade kostnadsändringar under livstiden bör ingå i kalkylen.

Dela kalkylperioden i avtalsår. Lägg engångsposter på det år de inträffar och löpande poster på varje avtalsår de avser. Utfasning efter avtalstidens slut får egna poster. Summan per avtalsår blir underlag för total TCO.

Kostnadsposter att översätta till SaaS

Effso räknar upp exempel på kostnader i en TCO: inköpspris, installation och igångsättning, driftskostnader, underhåll och reparationer, uppgraderingar och/eller utbyte av komponenter, avvecklingskostnader (nedmontering, återvinning) samt avyttringskostnader.

Översatt till SaaS motsvarar abonnemang och eventuell startavgift inköpspris. Onboarding, migrering, integrationer, konfigurering och projektledning motsvarar installation och igångsättning. Support och incidenthantering motsvarar underhåll och reparationer.

Versionsbyten, tilläggsmoduler och ändrade integrationer motsvarar uppgraderingar och utbyte. Dataexport, radering, avslutade integrationer och arkivering motsvarar avveckling.

Sourcian delar in kostnaderna i anskaffningskostnader – till exempel inköpspris, frakt, installation och montering – och omställningskostnader. För SaaS blir omställningskostnaderna konkreta: ändrade arbetssätt, omlagda processer, dubbelregistrering under övergångsperioden och tid för att få ordning på data.

Sourcian noterar att kostnaderna varierar mellan branscher. Utgå därför från en egen postlista per tjänst i stället för en färdig schablon.

En användbar postlista för SaaS: abonnemang, startavgift, onboarding, migrering, integrationer, konfigurering, projektledning, support, incidenthantering, versionsbyten, tilläggsmoduler, ändrade integrationer, dataexport, radering, avslutade integrationer och arkivering. Posterna ska sedan periodiseras per avtalsår.

Dolda kostnader som påverkar totalkostnaden

Sourcian slår fast att dolda kostnader alltid är ett problem. Ett exempel: ett nytt programvarupaket kan kräva grundutbildning för användarna och kompletterande utbildning för nya användare. Utbildning blir då inte en engångspost vid införandet utan en löpande post så länge personalomsättningen pågår.

Finansieringsmetoden påverkar de totala ägandekostnaderna, enligt Sourcian. De rekommenderar att arbeta med redovisnings- och finansavdelningen för en fullständig bild av konsekvenser, kostnader och avdrag vid köpet – till exempel skillnaden mellan löpande abonnemang och förskottsbetalning för en längre avtalsperiod.

Sourcian understryker att arbetskraftskostnaderna inte får glömmas. En investering kan ge effektivisering och lägre driftskostnader, men kan lika gärna leda till ytterligare arbetskraftskostnader. Intern tid för administration, behörighetshantering, support till kollegor, integration och datakvalitet ska in i kalkylen även när driften ligger hos leverantören.

Lägg utbildning och intern tid som löpande poster per avtalsår. Gör samma sak med administration, behörighetshantering, support till kollegor, integration och datakvalitet. Finansieringsmetoden påverkar totalkostnaden och hör därför hemma i samma kalkyl.

Exempel på kostnadsbidrag i SaaS-TCO

Så bygger du kalkylen steg för steg

Steg 1: lista kostnadsposterna med stöd av Effsos kategorier och Sourcians gruppering i anskaffnings- och omställningskostnader. Steg 2: sätt period och frekvens per post – engångsbelopp vid införandet, månads- eller årsbelopp under avtalstiden och separata poster för utfasning. Steg 3: uppskatta belopp per post.

Steg 4: fördela beloppen per avtalsår. Steg 5: summera till en total TCO för hela kalkylperioden.

Kalkylen är inte färdig när avtalet är tecknat. Bestäm på förhand vilka poster som ska revideras och när – till exempel inför en förlängning eller när användarantalet passerar en ny volymnivå.

Effso beskriver att inköp ibland behöver justera inköpsprocessen för att fokusera på TCO i stället för inköpspris, och att det kan vara värdefullt att involvera leverantörer tidigt. Använd det för att få leverantörens svar på vad som ingår i tjänsten och vad som är tillägg – de uppgifterna är indata i kalkylen, inte säljmaterial.

Summeringen sker i två steg. Först per avtalsår: engångsposter för året plus löpande poster för året plus exitposter för året. Sedan summeras avtalsåren till en total TCO för hela kalkylperioden.

Metoden är steg-för-steg: lista posterna, sätt period och frekvens, uppskatta belopp, fördela per avtalsår och summera. Upprepa med samma postlista för varje anbud.

Vad som är särskilt för SaaS i TCO-beräkningen

Norce beskriver att valet av en SaaS-lösning kan göra TCO enklare att beräkna, eftersom modellen ofta inkluderar driftkostnader och löpande kostnader.

Därför hänger kalkylen på en enda fråga: vad ingår? Kontrollera per post om supportnivå, lagring, integrationer, antal användare och uppdateringar ryms i avgiften, och vad som debiteras separat – onboarding, tilläggsmoduler, trafikvolymer och support utöver grundnivån är typiska tillägg.

Räkna också med att avtalet kan förändras under perioden: prisjusteringar, volymökningar och nya moduler förändrar de löpande kostnaderna.

Ett exempel är Vendre, där onboarding beskrivs omfatta implementation, projektledning, utbildning och design. Vendre anger att kunder har fri support, att samtliga moduler och funktioner ryms i Vendres SLA och är kostnadsfria, samt att upptiden anges till över 99 %. Det visar vad som kan ligga i avgiften och vad som annars blir tillägg.

Använd TCO för att jämföra anbud och fatta beslut

Sourcian skriver att totalkostnadskalkyler bör användas för att jämföra anbud, oavsett om upphandlingen gäller varor eller tjänster. Praktiskt innebär det att alla leverantörer ställs upp med samma kalkylperiod, samma postlista och samma antaganden om volymer och utbildningsbehov – annars jämför du ingångspriser, inte totalkostnader.

Effso beskriver vad TCO-arbetet ger: en detaljerad bild av totalkostnaderna. Den gör det möjligt att jämföra och välja det mest kostnadseffektiva alternativet både kortsiktigt och långsiktigt.

TCO-arbetet hjälper också att identifiera besparingsmöjligheter genom att hitta områden där kostnader kan minskas eller undvikas. Det kan säkerställa driftssäkerhet genom att identifiera risker tidigt och minimera risken för produktionsstopp med sjunkande lönsamhet som följd.

En fallstudie från Karlstads universitet visar att det går att identifiera skillnader i de kostnader ett företag ådrar sig mellan olika leverantörer.

Checklista inför avtalstecknande: avtalstid och förlängningsmekanism, uppsägningstid, prisjusteringsklausul, vad som ingår i avgiften samt engångskostnader för onboarding, migrering, integration och utbildning. Ta också med pris för tillkommande användare och moduler, löpande utbildningsbehov, intern bemanning, kostnad för dataexport och radering vid exit, finansieringsmetod samt vilka kostnader som kvarstår efter uppsägning.

Knyt varje checklistpunkt till en kostnadspost och ett avtalsår. När alla anbud har samma kalkylperiod, postlista och antaganden kan totalkostnaderna summeras och jämföras.

Checklista inför avtalstecknande – SaaS-TCO